Văn phòng ảo hiện là một trong những hình thức văn phòng khá phổ biến hiện nay. Điều gì đã làm nên sự nỗi bất của văn phòng ảo như hiện tại? Cùng DOHICO tìm hiểu xem văn phòng ảo là gì và có những ưu và nhược điểm gì mà đang được mọi người quan tâm đến như vậy nhé.
Bảng Tóm Tắt Nội Dung
1.Văn phòng ảo là gì?
Tuy văn phòng ảo đang phát triển mạnh và gia tăng nhanh về số lượng nhưng vẫn chưa có định nghĩa chính thức thế nào về loại văn phòng này.
Nhưng có thể hiểu đơn giản như sau: Văn phòng ảo là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng. Tại đây sẽ là địa điểm làm việc, gặp gỡ khách hành dành cho các doanh nghiệp và công ty thuê mặt bằng mà không phải chi trả quá nhiều tiền bằng với giá trị thực tế của văn phòng đó, đồng thời văn phòng cung cấp đầy đủ các dịch vụ cơ bản của một công ty.
-
Đặc điểm của văn phòng ảo
Văn phòng ảo cũng là một hình thức văn phòng, phục vụ cho nhu cầu đặt trụ sở của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, văn phòng ảo là hình thức không gian chung cho tất cả mọi người ở nhiều lĩnh vực khác nhau.
Thông thường khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này sẽ được cho thuê trọn vẹn các dịch vụ đi kèm như:
- Bên thuê sẽ được sử dụng địa chỉ của văn phòng ảo để đăng ký giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư và các giấy phép khác;
- Bên thuê được gắn biển hiệu tại văn phòng
- Văn phòng với thiết kế hiện đại và chuyên nghiệp
- Bên thuê được sử dụng phòng họp, phòng khách rộng rãi đầy đủ tiện nghi và vô cùng chuyên nghiệp để giao dịch với khách hàng hoặc đối tác khi có nhu cầu;
- Bên thuê được trang bị gần như đầy đủ trang thiết bị văn phòng như: bàn, ghế, tủ, máy lạnh, máy in, giấy, máy photo, wifi, điện, nước…..
-
Ưu điểm của văn phòng ảo
– Tiết kiệm chi phí:
Việc Thuê văn phòng ảo sẽ giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian setup cũng như là giảm chi phí hơn thuê trang trí hoăc xây dựng một văn phòng làm việc thông thường.
Tiết kiệm được chi phí mua thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, camera, wifi, bàn, ghế, máy lạnh, điện, nước,…
Ngoài ra còn tiết kiệm một số chi phí về nhân sự như bảo vệ, nhân viên quản lý tòa nhà, nhân viên vệ sinh ….
– Tăng tính nhận diện thương hiệu
Việc thuê văn phòng ảo sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn được một địa chỉ nằm ở trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc di chuyển và giúp các buổi giao dịch dễ dàng, tạo niềm tin cho khách hàng, thu hút được khách hàng các khách hàng tiềm năng.
Khi thuê văn phòng ảo bạn có thể đặt biển hiệu doanh nghiệp tại địa chỉ thuê. Địa chỉ thuê văn phòng ảo của bạn thường sẽ ở những trung tâm thành phố, với mật độ giao thông nhộn nhịp như vậy sẽ giúp thương hiệu của bạn tiếp cận vs khách hàng dễ dàng và tăng độ tin tưởng cho doanh nghiệp ngày càng cao.
– Việc thuê văn phòng ảo giúp chủ doanh nghiệp xây dựng quan hệ mới, gặp gỡ các công ty tại nơi thuê văn phòng, chia sẻ ý tưởng và tạo các cơ hội kinh doanh mới.
Mỗi văn phòng ảo có thể cho rất nhiều doanh nghiệp thuê, cả doanh nghiệp trong nước cũng như là doanh nghiệp nước ngoài. Như vậy là chúng ta có thể giao lưu gặp gỡ rất nhiều doanh nghiệp biết đâu được chúng ta lại có thể có nhiều ý tưởng kinh doanh hơn và có thể tạo được nhiều nhiều doanh thu hơn nữa cho doanh nghiệp của mình đúng không nào?
– Dịch vụ này giúp doanh nghiệp giảm áp lực
Giúp doanh nghiệp giảm áp lực về thời gian, chi phí, công sức, tạo điều kiện cho chủ doanh nghiệp tập trung tối đa vốn, nhân lực,… vào các hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp không cần phải bận tâm chuẩn bị đồ hay chuyển chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến văn phòng.
Khi cần giao dịch, gặp gỡ khách hàng hoặc tổ chức cuộc họp. Doanh nghiệp có thể thuê tài nguyên của văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định với chi phí thấp, tận dụng được tối đa thời gian của doanh nghiệp.
Không cần thiết phải có nhân viên làm việc thường trực tại địa điểm làm việc. Nếu là hình thức văn phòng thông thường, phải luôn có nhân viên làm việc tại đây để có thể cơ quan chức năng gửi hồ sơ hay công văn về thì công ty bạn có thể nhận được, nếu công ty bạn không nhận được thư của các cơ quan chức năng thì có khả năng sẽ bị phạt vì không hoạt động tại địa chỉ.
Nhưng nếu bạn thuê văn phòng ảo, sẽ luôn có nhân viên của văn phòng ảo nhận thư cũng chứng từ của cơ quan chức năng gửi nên bạn không quá lo lắng với điều này và thậm chí cũng không mất chi phí của nhân sự để trực văn phòng.
-
Nhược điểm của văn phòng ảo
Thứ nhất
Đây là loại hình dịch vụ chia sẻ, nhiều doanh nghiệp cùng dùng chung 1 địa chỉ kinh doanh nên sẽ không có chỗ ngồi cố định cho các nhân viên.
Việc họp hành, gặp gỡ đối tác và khách hàng cần phải đặt lịch hẹn trước mới có thể sử dụng được.
Do có nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng dịch vụ của 1 văn phòng nên doanh nghiệp mình phải tuân theo các quy định của bên cho thuê văn phòng ảo về thời gian làm việc, phòng làm việc, phòng họp… đó cũng khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn.
Thứ hai
Giá thuê văn phòng ảo sẽ không bao gồm các phát sinh thêm khi chúng ta cần sử dụng phòng hội họp hoặc các chi phí khác.
Hà thấy đây lại là 1 lợi thế vì có nhiều công ty không cần dùng phòng họp mà văn phòng ảo có tính phí này chung vs phí dịch vụ hàng tháng phải trả cho tất cả các công ty thì sẽ quá thiệt cho những khách hàng không cần dùng phòng họp mà vẫn phải trả phí này đúng không nào?
Thứ ba
Doanh nghiệp chúng ta sẽ không đảm bảo được sự riêng tư và ổn định về vị trí ngồi làm việc dẫn đến nhiều khó khăn cho nhân viên làm việc tại đây.
Nhân viên của bạn có thể bị giảm năng suất làm việc thì không có một không gian yên tỉnh và ổn định
Nhiều kế hoạch hoặc chiến lược kinh doanh cũng khó để bàn bạc tại văn phòng ảo để tránh bị đánh cấp thông tin công ty.
Thứ tư
Nhiều công ty đăng ký cùng một địa chỉ có thể gây nhầm lẫn cho khách hàng và đối tác.
-
Nhóm Đối tượng sử dụng văn phòng ảo là ai?
Những đối tượng thường thuê văn phòng ảo bao gồm:
- Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp; hoặc là các cá nhân cần có không gian để tập trung làm việc hiệu quả hơn thay vì đi quán cà phê chẳng hạn.
- Những doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu nhân sự, sử dụng các nguồn lực và tài nguyên có sẵn;
- Các cá nhân, tổ chức cần một thông tin địa chỉ tốt để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tại các vị trí đắc địa, thuận tiện;
- Các doanh nghiệp đang có xu hướng mở rộng thị trường kinh doanh; Kiểu như là công ty bạn có công ty ở HÀ NỘI chẳng hạn và bạn muốn có 1 văn phòng ở HCM cho khách hàng có thể tin tưởng nhiều hơn chẳng hạn mà không phải tốn quá nhiều chi phí thì lúc đó văn phòng ảo là một lựa chọn sáng suốt nhất đúng không nào?
- Các nhóm hoặc cá nhân, các freelancer đang nhận các dự án riêng, đang thực hiện các công việc tự do;
- Các doanh nghiệp đa quốc gia đang cần thăm dò, xâm nhập thị trường mới nên cần không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.
Tham khảo thêm bài viết về sự hợp pháp của văn phòng ảo tại đây nhé
Nếu bạn có những thắc mắc nào khác về văn phòng ảo thì hãy liên hệ ngay với DOHICO để được tư vấn nhé.
Liên hệ với chúng tôi:
– Qua page: http://dohico.com/lien-he/
– Hotline: 0918.880.260 – 0796.381.939
– Email: BaoCaoThueTronGoi@gmail.com
– Youtube: Pháp lý Dohico
DOHICO Đồng hành cùng doanh nghiệp bạn
